业务同事报销被退回，常问：「到底缺什么、怎么写才过得去？」财务用 AI 给业务同事写报销说明，能把补件要求、票据标准和常见误填讲明白，但科目怎么选、金额怎么入账、能不能报，必须会计按制度定。我更倾向让 AI 当「对外说明书起草员」，不当「记账签字人」。
单次事件：市场部五张差旅票被批量退回
上周一上午，市场部同事小李拿着五张被退回的差旅报销单冲进财务室：「系统只写不符合规定，我看不懂要补什么。」我对照公司《费用报销细则》脱敏后，让 AI 生成一页「给业务同事看的补件指引」——说明要补的行程单、发票抬头、超标部分怎么处理。打印前我删掉两段：模型把「餐饮 800 元」直接写成「可全额报销」，而制度要求按人头限额；还把「项目 A」写成了未立项的科目名。能写明白流程，账怎么记仍是我和主管核。 小李后来把说明转给组里新人，退回电话少了一半。
何时写这种对外说明
- 同一类退回原因一周内出现三次以上，同事反复问同样问题。
- 新入职销售、项目人员第一次填差旅，系统提示过于简短。
- 你想把「制度语言」翻成「业务听得懂的话」，但入账规则仍由会计把关。
- 月结前希望少一轮电话解释，又不想让同事误以为「财务已经默认可报」。
跟做：给业务看的报销说明怎么写
第 1 步，只喂制度摘录和业务场景，不喂完整凭证影像。 报销类型（差旅/招待/办公采购）、退回原因代码、已脱敏的金额区间即可。我要求 AI 用「您需要准备」而不是「财务已批准」。它第一次写「您的报销没有问题」——说明只能描述要求，不能替审核拍板。
第 2 步，按「为什么退 → 要补什么 → 怎么填 → 找谁问」四段写。 每段不超过五句，禁止出现具体科目编码，改成「请咨询会计确认科目」——科目必须人定。小李后来反馈：「终于看懂要补行程衔接，但科目我还是来问你们。」——这就对了。
第 3 步，单独列「会计必须复核项」。 税额是否可抵扣、是否跨期、是否超预算、是否需要事前审批——标成「提交后由财务审核」，模型不得写「一定通过」。超标部分它爱写「找领导签字即可」——特批流程必须引用制度原文，不许模型发明捷径。
第 4 步，加两个真实误填对照。 例：发票抬头写简称、行程缺城市间交通衔接。我对照本月真实退回样例（打码）让 AI 改写，第二轮才少编制度里没有的例外。第一轮它把「餐费」和「客户招待」混为一谈，差点让同事多报一轮。
第 5 步，发业务群前自己念一遍。 站在「第一次报销的新人」角度读：有没有恐吓式措辞、有没有暗示「这样写就一定能过」。我习惯读出声，拗口的地方当场改短。
第 6 步，说明底部固定加免责声明。 「以上说明仅供参考，最终以财务审核为准。」——这句话我坚持手加，不让模型省略。
实测·踩坑·对照
五张票按说明补件后，四张一次过，一张因超标仍需主管审批——同事说：「至少知道卡在哪，不是瞎改。」说明写得明白，不等于账已经记对；记账仍是我和主管的事。
短示例（完整版见站内 Prompt 模板）
三条红线
