行政秘书的经典场景：会开完了，纪要要在两小时内出——领导要看到「定了什么、谁负责、什么时候交」，不是「大家进行了充分交流」。录音转写、飞书妙记一类工具能省打字时间；但若把转写全文丢给通用模型「帮我写纪要」，常见结果是：决议写得很像真的，库里却没有这条表决。本文讲秘书场景：用 AI 抓决议、待办、负责人，同时守住「不脑补未发言内容、不编造没开过的会」。
纪要翻车，通常不是文笔差
三类高频事故：
- 把讨论当决议：「建议考虑优化流程」被写成「决定优化流程」——会上根本没拍板。
- 补造发言人与细节：转写里只有「张总提了预算」，纪要里变成「张总强调必须削减 20%」——数字从未出现。
- 敏感信息外泄：把未脱敏的薪酬、人事调整、客户名写进纪要，还贴进公网模型做润色。
公开行政实践与会议管理规范都强调：纪要记录的是已形成的决定与明确分工，不是「看起来合理的会议故事」。AI 可以帮你从材料里「抽结构」，不能替会议「补剧情」。
秘书侧「AI 可用 / 人必做」清单
AI 可用
- 从你已标注的转写或笔记里，提取：决议句、待办（动作+负责人+截止时间）、需跟进争议点（标「未决」）。
- 统一格式：议题—讨论摘要（限输入）—决议—待办—下次会议事项。
- 生成「待确认清单」：哪些句子找不到原文依据、哪些负责人/日期缺失。
人必做
- 会前/会后向主持人确认：哪些是正式决议，哪些只是意见交换。
- 终稿发送前，主持人或授权人审阅（很多公司的制度要求）。
- 涉密议题：脱敏后再用 AI，或干脆不用公网模型。
我试了两轮。第一轮：2 小时转写全文 → 模型写出漂亮五条决议，主持人核对后两条不存在。第二轮：先自己用高亮标「拍板句/待办句」，再让 AI 只做表格化与缺项检查，误编明显减少。
四步工作法（约 30 分钟，不含开会）
Step 1 · 材料准备（5 分钟）
转写或笔记 + 议程 + 参会名单。删客户全名、薪酬数字、未公开战略表述；可用「客户 A」「项目 X」。
Step 2 · 人工高亮（10 分钟）
用三种标记：[决议] [待办] [未决]。没有标记的段落，默认不得进入决议栏。
Step 3 · AI 结构化（5 分钟）
输入高亮片段 + 固定输出模板。要求：每条决议附「原文依据句」；找不到依据的进待确认清单。
Step 4 · 主持人确认（10 分钟）
把待确认清单发给主持人；删改后再排版发出。AI 不再参与终稿。
角色：会议纪要结构化助手（只整理已提供材料，不编造决议与发言）。
会议：{{会议名称}} {{会议日期}}；主持人：{{主持人}}
议程：{{议程列表}}
已标注材料（含[决议][待办][未决]标记）：{{标注材料}}
输出：纪要正文 + 待办表 + 待确认清单；禁止补造未出现的数字与人名。完整 Prompt 见站内模板。秘书只需替换会议信息与标注材料，不要把「帮我写一份像模像样的纪要」当起点。
红线
- 无转写/无笔记，让 AI 从零「还原会议」——等于编造会议。
- 把讨论意见写成「会议决定」——决议以主持人确认为准。
- 纪要未审即发全员或对外——制度上的审批链不能省。
- 含人事、薪酬、未公开客户的材料喂给公网模型——先脱敏或走内网工具。
- 用 AI 生成「与会者一致通过」而实际无表决记录——虚假记录有合规风险。
小结
秘书用 AI 写纪要，正确姿势是：你先标决议，AI 帮你排表格、找缺项；「会上到底定了什么」，永远以主持人口径与原始材料为准。本周选一场 1 小时内的例会试跑：若待确认清单超过三条，说明你的高亮还不够，别急着让模型润色成长文。工具上，DeepSeek、豆包 适合做结构化整理；涉密会议请遵循公司信息安全规定，优先内网转写与审批流程。