行政最耗时的杂活之一，是访客接待和会议通知：时间、地点、停车、保密要求拼起来，稍不留神就漏一句或多说一句。行政用 AI 写访客接待与会议通知，能省起草时间，但涉密项目名、未公开财务数据、内部人事安排，绝不能出现在对外稿里。我更倾向 AI 出「结构骨架」，敏感句我自己删。
单次事件：周五三位外部访客同时到访
上周四傍晚，研发总监丢来需求：周五下午同时有三批外部访客——供应商、合作高校课题组、潜在投资人参观。三份通知要在当晚发出去，还要分别提醒接待人、会议室、保密级别。我先用 AI 按模板生成三份通知草稿，发前在工位上逐段标红：其中一份把「正在内测的 X 项目代号」写进了参观路线，另一份把「下午三点董事会预备讨论」写进了欢迎词——对外通知只能写已批准公开的信息。删改后 22:30 才发出；第二天接待时，保安凭通知上的访客名单顺利放行，没有泄密投诉。
何时用 AI 搭通知骨架
- 同一天多批访客、多个会议室并行，手工复制容易漏改时间。
- 接待方案在内部文档里很长，对外只需要「能看的那一层」。
- 你想统一通知语气，但保密级别和参观范围必须人工核定。
- 临时加一场会议，议程骨架要快，议题细节仍由主办人确认。
跟做：访客与会议通知怎么写
第 1 步，输入公开信息清单，不输入内部代号。 访客单位、人数、到访时段、接待人姓名、会议室、着装要求、停车指引。我要求模型用「参观公共区域」而不是「进入核心实验室名单」——实验室路线必须经安保和研发负责人确认后再手填。第一轮草稿里出现「X 实验室」字样，我整段删了。
第 2 步，让 AI 排通知结构，不替行政承诺资源。 标准四块：欢迎语 → 时间地点 → 注意事项 → 联系人。禁止出现「将展示全部技术细节」「可拍摄所有区域」等未审批表述。投资人那版我额外删了「可进入服务器机房」——现场根本不在允许清单里。
第 3 步，保密段单独人工写。 摄影禁止、手机封存、保密协议签署——AI 只能列占位「按安保要求执行」，具体条款我从制度原文复制。模型爱把「请勿拍照」扩写成「禁止携带任何电子设备」，和安保实际规定不符。
第 4 步，会议通知与访客通知分开生成。 内部会议通知可写议程；访客通知里不得夹带内部会议议题。它曾把「顺便参加内部复盘会」写进访客日程——这类句子必须整段删除，否则访客会以为要旁听未公开讨论。
第 5 步，发出前三项检查。 ① 有无未公开项目/客户名；② 有无内部人事评价；③ 联系人电话是否为对外值班号。我用表格打勾，比凭记忆扫一眼稳。
第 6 步，发出后保留删改记录备查。 哪一句是模型写的、哪一句是我改的，行政台账里留痕，方便事后复盘泄密风险。
实测·踩坑·对照
周五三场接待结束，研发总监说：「通知省了我半小时排版，但你要是把代号发出去，我多花十小时都补不回来。」——所以我更倾向：省时间可以，泄密不行。
短示例（完整版见站内 Prompt 模板）
三条红线
